Politica de confidențialitate
Cum colectăm, folosim și protejăm datele tale personale, pe site și prin asistentul virtual de pe WhatsApp, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Actualizată la 23 septembrie 2026.
1. Cine suntem (operatorul de date)
Operatorul datelor prelucrate pentru site, programări și serviciile ITP/service auto, inclusiv prin asistentul WhatsApp, este L.K.W. MARIAN SRL („Stația”, „noi”).
- L.K.W. MARIAN SRL · CUI 26138580 · J22/1745/23.10.2009
- Sediu social: Strada Nicolae Labiș nr. 40, sat Uricani, comuna Miroslava, județul Iași, România
- Cod stație ITP RAR: IS081
- Autorizație RAR ITP: nr. 2820/6 din 04.10.2024, valabilă până la 04.09.2027
- Autorizație tehnică RAR service (OG 82/2000): nr. 16714, revizia 4
- E-mail: contact@lkwmarian.ro
- Protecția datelor: gdpr@lkwmarian.ro
Pentru exercitarea drepturilor privind datele personale, ne poți trimite o cerere la sediul social, în atenția responsabilului cu solicitările privind protecția datelor, sau prin e-mail la gdpr@lkwmarian.ro. Poți utiliza și canalele din pagina de contact.
2. Ce date colectăm
Prelucrăm date furnizate de tine, date rezultate din prestarea serviciilor și date tehnice generate la utilizare:
- Date transmise prin WhatsApp: numărul de telefon și conținutul mesajelor atunci când ne scrii pe numărul nostru de WhatsApp. Mesajele sunt preluate de un asistent virtual bazat pe inteligență artificială (secțiunea 3).
- Date transmise telefonic sau la fața locului: nume, număr de telefon și date despre vehicul (număr de înmatriculare, serie de șasiu), necesare pentru programări, inspecția ITP și lucrările de service.
- Date necesare facturării: nume, adresă și, după caz, CNP sau date de identificare ale firmei, pentru emiterea documentelor fiscale. CNP-ul nu este cerut automat pentru orice factură și nu trebuie trimis Asistentului.
- Date generate tehnic: adresa IP, browserul, identificatorii mesajelor și jurnale de funcționare și securitate.
Site-ul nu colectează date prin formulare online și nu folosește module cookie de urmărire sau analiză în mod implicit.
3. Asistentul virtual pe WhatsApp
Pe numărul nostru de WhatsApp (+40 734 432 495) răspunde un asistent virtual, un sistem automat de tip inteligență artificială, operat tehnic pentru noi de VITESTRA S.R.L. (persoană împuternicită). Interacționezi cu inteligență artificială; poți cere oricând să vorbești cu o persoană din echipă. Regulile de utilizare sunt în Termeni și condiții.
3.1. Ce date prelucrează Asistentul
- numărul de telefon (WhatsApp, format internațional);
- conținutul mesajelor pe care le trimiți (text; versiunea curentă nu procesează atașamente, poze sau mesaje vocale);
- date de identificare pe care ni le oferi în conversație, de exemplu numele sau firma;
- date despre vehicul și programări: numărul de înmatriculare, data expirării ITP, data și ora programărilor;
- preferințe reținute din conversații anterioare, ca să nu repeți ce ai spus deja;
- identificatori tehnici: ID-uri de mesaj și de conversație Meta, jurnale tehnice.
Nu colectăm date din categorii speciale (sănătate, opinii etc.) și serviciul nu se adresează persoanelor sub 16 ani.
3.2. În ce scop și pe ce temei
| Categorii de date | Scop | Temei juridic |
|---|---|---|
| Telefon, nume, mesaje, preferințe necesare solicitării | Răspunsuri privind un serviciu solicitat de tine | Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR: măsuri precontractuale cerute de clientul persoană fizică; lit. f pentru contactul reprezentantului unei firme, în interesul comunicării profesionale |
| Telefon, număr de înmatriculare, data și ora programării | Crearea, mutarea și anularea programărilor, cu confirmare | Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR pentru clientul persoană fizică; lit. f pentru reprezentanții firmelor, în interesul organizării serviciilor |
| Telefon, datele programării și expirarea ITP | Memento-uri de programare și expirare ITP | Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: interesul de a facilita prezentarea și de a reaminti expirarea ITP; opoziție oricând prin STOP |
| Telefon și preferința STOP/reabonare | Respectarea dezabonării | Art. 6 alin. (1) lit. c GDPR: respectarea opoziției și a obligațiilor privind drepturile tale |
| Telefon, identificatori de mesaje, frecvența solicitărilor | Limitarea abuzurilor și protejarea disponibilității | Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: securitatea serviciului și prevenirea programărilor abuzive |
| Textul conversațiilor și identificatori de conversație | Verificarea calității răspunsurilor și analizarea erorilor Asistentului | Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: identificarea și corectarea răspunsurilor greșite |
| Identificatori tehnici, erori, date din copii de siguranță | Securitate, diagnostic tehnic și recuperare în caz de incident | Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: siguranța datelor și continuitatea serviciului |
Conversațiile sunt prelucrate de un asistent AI, dar nicio decizie cu efect juridic sau semnificativ nu este luată automat: orice acțiune care modifică date (programare, mutare, anulare) se execută numai după confirmarea ta explicită prin răspuns în conversație. Poți cere oricând să vorbești cu un coleg din echipa noastră, care preia conversația de pe același număr.
3.3. Memento-uri și dezabonare
Dacă vehiculul tău este în evidența noastră, îți putem trimite memento-uri de expirare a ITP-ului și de reamintire a programării, prin șabloane pre-aprobate de WhatsApp, numai între 08:00 și 21:00. Răspunde oricând cu STOP și nu mai primești niciun mesaj proactiv; primești o singură confirmare.
3.4. Cine ne ajută să prelucrăm datele (persoane împuternicite și sub-procesatori)
| Furnizor | Rol | Unde și cu ce garanții |
|---|---|---|
| VITESTRA S.R.L., CUI 52368278 | operarea tehnică a Asistentului pentru Stație, conform instrucțiunilor acesteia | România (UE) |
| WhatsApp Ireland Limited (Meta) | canalul WhatsApp: transportul și livrarea mesajelor; contractat direct de Stație | Irlanda (UE); transferuri către WhatsApp LLC și Meta Platforms, Inc. (SUA) în temeiul EU–US Data Privacy Framework, cu clauze contractuale standard ca alternativă |
| Cloudflare, Inc. | tranzitul securizat al mesajelor primite de la WhatsApp către infrastructura Asistentului; nu stochează conținutul | SUA; EU–US Data Privacy Framework și clauze contractuale standard |
| OpenRouter, Inc. | intermedierea solicitărilor către modelul de inteligență artificială; nu păstrează conținutul solicitărilor | SUA; clauze contractuale standard |
| Google (Vertex AI), prin OpenRouter | generarea răspunsurilor și indexarea informațiilor Stației; fără păstrarea conținutului și fără antrenarea modelelor | SUA sau alte regiuni Google; garanții asigurate prin contractul dintre OpenRouter și Google |
| Langfuse Cloud (ClickHouse, Inc.) | trasabilitatea conversațiilor pentru verificarea calității răspunsurilor; poate include textul conversației | Stocare în regiunea UE; acces de suport posibil din afara SEE, sub garanțiile din acordul de prelucrare al furnizorului |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | monitorizarea erorilor tehnice, cu numere de telefon mascate | Stocare în UE; acord de prelucrare cu clauze contractuale standard pentru accesul din SUA |
| Hetzner Online GmbH | găzduirea infrastructurii dedicate a Asistentului | Germania (UE) |
Evidența operațională a Asistentului este găzduită pe infrastructura dedicată Stației; furnizorii enumerați prelucrează și datele necesare propriului rol în funcționarea serviciului. Nu vindem și nu închiriem date și nu le folosim pentru publicitate.
3.5. Transferuri în afara Spațiului Economic European
O parte dintre furnizorii de mai sus prelucrează date în Statele Unite. Pentru fiecare, transferul se bazează pe un mecanism din capitolul V GDPR, indicat în tabelul de la 3.4: decizia de adecvare privind EU–US Data Privacy Framework (art. 45) pentru destinatarii certificați, respectiv clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (art. 46). Mesajele tale tranzitează Cloudflare și sunt transmise modelului de inteligență artificială prin OpenRouter, fără ca acești furnizori să le păstreze; textul conversațiilor este stocat doar pe infrastructura din UE a Asistentului și în sistemul de trasabilitate din regiunea UE. Găzduirea într-o regiune UE nu exclude accesul de suport al furnizorului din afara SEE, acoperit de aceleași garanții.
Poți solicita informații despre destinațiile datelor tale și o copie a garanțiilor aplicabile prin datele de contact din secțiunea 1.
3.6. Cum protejăm datele
- server dedicat, accesibil public doar prin HTTPS; serviciile interne nu sunt expuse pe internet;
- mesajele primite de la Meta sunt verificate criptografic; mesajele injectate de terți sunt respinse;
- copiile de siguranță sunt criptate (AES-256);
- numerele de telefon sunt mascate în jurnalele tehnice;
- limite zilnice de mesaje per număr, ca protecție anti-abuz;
- intervențiile de suport ale furnizorului tehnic sunt limitate în timp, motivate și înregistrate.
4. Scopurile și temeiurile legale pentru celelalte date
| Categorii de date | Scop | Temei juridic |
|---|---|---|
| Nume, telefon, date vehicul, operațiuni și documentele lucrării | ITP, diagnoză, revizii, reparații și vulcanizare | Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR: executarea contractului cu persoana fizică; lit. f pentru reprezentanții firmelor, în interesul derulării relației profesionale |
| Date de identificare, date vehicul și rezultatul inspecției | Evidențe și raportări obligatorii ITP către RAR | Art. 6 alin. (1) lit. c GDPR: obligațiile legale aplicabile activității ITP (OG nr. 81/2000 și RNTR 1) |
| Nume, adresă, date fiscale și CNP numai dacă prelucrarea lui este justificată legal | Facturare și arhivare contabilă | Art. 6 alin. (1) lit. c GDPR: Codul fiscal și Legea contabilității nr. 82/1991; CNP-ul nu este obligatoriu automat pentru orice factură către o persoană fizică |
| Nume, date de contact, conținutul solicitării și documente relevante | Întrebări generale, reclamații și apărarea drepturilor | Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: comunicarea și soluționarea neînțelegerilor; lit. c pentru obligațiile legale de soluționare aplicabile |
| Date de contact, cererea GDPR și informațiile strict necesare verificării identității | Exercitarea drepturilor privind datele personale | Art. 6 alin. (1) lit. c GDPR: obligațiile din art. 12–22 GDPR |
| Adresă IP, tip de browser și date tehnice ale cererii HTTP | Livrarea paginilor și protejarea site-ului | Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: funcționarea și securitatea site-ului |
Datele necesare contractării și cele impuse de lege sunt necesare pentru a presta și documenta serviciul. Fără ele este posibil să nu putem efectua operațiunea solicitată. Comunicarea prin WhatsApp este opțională; poți contacta direct echipa. Acceptarea Termenilor nu înlocuiește un consimțământ GDPR.
5. Cui mai transmitem datele
- furnizori de servicii strict necesari activității (contabilitate și servicii IT), pe bază de contract, și furnizorul de găzduire a site-ului, Vercel Inc. (SUA, certificat EU–US Data Privacy Framework), care prelucrează jurnalele de acces ale site-ului (adresa IP și date tehnice ale cererii);
- autorități publice, atunci când legea ne obligă (de exemplu Registrul Auto Român, pentru înregistrarea rezultatelor inspecției ITP);
- WhatsApp / Meta Platforms, prin însăși folosirea aplicației de către tine: comunicarea se supune și politicii de confidențialitate a Meta.
6. Cât timp păstrăm datele
| Date | Durata |
|---|---|
| Conținutul conversațiilor WhatsApp (mesaje, istoricul conversației, trasabilitate) | 90 de zile de la ultima activitate a conversației, apoi ștergere automată |
| Evidența operațională a clienților, vehiculelor și programărilor (fără documentele cu termen legal propriu) | pe durata relației cu noi și încă 3 ani de la ultima programare (termenul general de prescripție) |
| Jurnale tehnice pseudonime (fără textul mesajelor și fără telefon) | 24 de luni |
| Lista de dezabonare (numărul care a cerut STOP) | până la reabonare sau la ștergerea completă a datelor: singura formă de a garanta că nu te mai contactăm |
| Copii de siguranță criptate | 14 zile, apoi distruse automat |
| Facturi și documente justificative contabile, inclusiv CNP dacă este inclus în mod legal | 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, conform art. 25 din Legea nr. 82/1991; obligațiile speciale de păstrare rămân aplicabile |
Termenele pentru evidența operațională și conversații nu înlocuiesc obligațiile de arhivare a facturilor ori a documentelor ITP. Documentele impuse de reglementările ITP se păstrează pe durata cerută de acestea. Dacă anumite date sunt necesare unui litigiu sau unei obligații speciale, le păstrăm doar în măsura necesară și pe durata justificată de acel scop, cu acces limitat.
7. Drepturile tale
Conform GDPR, ai următoarele drepturi:
- dreptul de acces la datele tale personale;
- dreptul la rectificarea datelor inexacte;
- dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);
- dreptul la restricționarea prelucrării;
- dreptul la portabilitatea datelor;
- dreptul de opoziție la prelucrare, inclusiv la memento-uri (STOP);
- dreptul de a-ți retrage consimțământul în orice moment, acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ;
- dreptul de a obține intervenție umană: cere oricând în conversație să vorbești cu un coleg.
Pentru exercitarea drepturilor folosește contactele din secțiunea 1. Dacă avem îndoieli întemeiate privind identitatea solicitantului, cerem doar informațiile suplimentare necesare verificării. Răspundem, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni în cazurile permise de GDPR; te informăm și explicăm motivul în prima lună.
Drepturile se aplică în condițiile GDPR. Ștergerea nu include documentele necesare respectării obligațiilor legale sau apărării unor drepturi. Datele șterse din sistemele active pot rămâne în copiile de siguranță criptate până la expirarea ciclului de 14 zile. STOP oprește memento-urile și nu echivalează cu o cerere de ștergere a facturilor sau a întregului dosar de client.
8. Plângere la ANSPDCP
Dacă consideri că drepturile tale au fost încălcate, ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28–30, Sector 1, București, sau online la www.dataprotection.ro.
9. Module cookie
Acest site nu folosește în mod implicit module cookie de urmărire, publicitate sau analiză. Pot exista doar cookie-uri strict tehnice, necesare funcționării site-ului, care nu necesită consimțământ. Dacă în viitor vom introduce instrumente de analiză sau marketing, vom actualiza această politică și îți vom cere acordul în prealabil.
Harta Google Maps și WhatsApp se deschid numai când accesezi linkurile externe corespunzătoare. Aceste servicii au propriile politici de confidențialitate și cookie-uri; site-ul nu încarcă o hartă Google încorporată la simpla vizitare.
10. Modificări ale acestei politici
Putem actualiza ocazional această politică de confidențialitate. Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină, cu data actualizării în antet. Modificările substanțiale privind asistentul virtual ți le comunicăm și printr-un mesaj pe WhatsApp.